عقد اجتماعات منتظمة
بقلم: آرت ناثان
هناك في مكان العمل، ما يمكن أن نطلق عليه الكأس المقدسة، ولكنها مثل تلك الموجودة في الكتب الشعبية، وفيلم «شيفرة دافنشي»، إنها ليست بالضبط ما تتوقع.
في أي شركة، المنتجات والموقع لهما أهمية كبرى، وأيضاً العلامة التجارية والإستراتيجيات والتعبئة والتغليف والتسعير، ولكن في النهاية، العاملون هم الذين يصنعون الفرق؛ وهذا يجعل من الأهمية بمكان أن تقوم بتحفيزهم؛ لأنك بذلك يمكنك أن تقهر بهم الجبال.
ويوجد الكثير من الأمثلة على الشركات الكبرى وموظفيها الذين تم تحفيزهم بشكل صحيح، مثل شركتي «أبل»، و«ديزني» وغيرهما كثير.
وتتبادر إلى الذهن عند التفكير في الشركات التي نجحت في تحفيز موظفيها فحملوها إلى عنان السماء، هؤلاء الموظفون الذين يخبرون أي شخص بأريحية وبسهولة وحب أنهم يحبون العمل الذي يؤدونه، والمكان الذي يعملون فيه، وتشرق وجوههم عندما يختارون كلماتهم بدقة وصدق عندما يتحدثون بفخر وانتفاخ الطاووس عن عملهم وشركاتهم أو مؤسساتهم.
هؤلاء العمال المحفَّزون لا يكفون عن مدح وتقريظ شركاتهم على عكس أولئك المحبطين الذين لا يكفون عن الشكوى، وسب ولعن كل ما يتعلق بأعمالهم ورؤسائهم، والنيل من منتجاتهم بكل ما أوتوا من قوة.
العاملون المحفَّزون سيعملون كل شيء يجعل عملهم عملاً عظيماً، سيكونون قدوة لباقي العاملين، وسيكونون أفضل إعلان لماركات ومنتجات شركتهم، والمفتاح لكل ذلك هو جعلهم يحبون ما يقومون به.
وهذا برنامج من اثنتي عشرة خطوة لجعل العاملين يحبون العمل والمكان الذي يعملون به، ولتحفيزهم وشحنهم بطاقة تحرك الجبال:
1- حدد لهم رؤيتك بوضوح:
o رؤيتك هي خارطة طريق للموظفين، وينبغي أن تكون واضحة جداً، فإذا كانت الرؤية واضحة لك فهل تعتقد أنها بهذا الوضوح للعاملين وللزملاء.
o حاول أن تسألهم، ولا تندهش إذا اكتشفت أن ليس لديهم ما لديك من وضوح، وأن رؤيتهم بها من الغموض والتشويش الشيء الكثير.
o قم بكتابة رؤيتك بتروٍّ، واعرضها على آخرين، وعندما تجدها بالوضوح والدقة الكافية، أرسلها لمن ترى أنه من الضروري أن يراها.
2- أعطِ الموظفين ما يريدون وما يحتاجون:
o ضع نفسك في مكانهم.. هل علمت هذه الحقيقة، عندما ذهب بعض الرؤساء بسرية وقاموا بتأدية العمل مع بعض الموظفين؟ لقد كان مدهشاً لهم وصادماً أن عرفوا مدى صعوبة تلك الأعمال بحق، وقلة الموظفين للحصول على هذا العمل المنجز بكفاءة وفعالية.
o إنهم لا يحتاجون من صاحب العمل سوى بعض الأدوات والتدريب والدعم، وفهم المشرفين لطبيعة العمل وظروف العمل، وهذه هي الأشياء التي يتوقعها الموظفون.. لا تفترض أن لديهم أياً من هذه، اذهب وتحقق شخصياً من وجودها، وعندما تكتشف عدم صلاحيتها قم بتصحيح ذلك فوراً.
3- تواصل باستمرار بحب وجودة:
ما القنوات التي تستخدمها لتوصيل رسالتك؟
o كتابة وتوزيع مذكرات ورسائل.
o أسئلة وأجوبة.
o نشرات إخبارية.
o دورات تدريبية.
o إنترنت (هل لديك موقع أو بوابة؟ وكم مرة يتواصلون ويتصلون بها؟).
o عقد اجتماعات منتظمة.
ينبغي استخدام كل هذه الوسائل أو أغلبها لتوصيل رؤية المنظمة أو المؤسسة، اقضِ بعض الوقت لتسأل موظفيك أنت شخصياً عما يعرفونه وما يفكرون فيه، وإذا أظهرت ردودهم أنهم لا يعلمون أو أن لديهم بعض التشويش والخلط؛ توقف وقم بإعادة تصميم للرسائل والطرق التي تنقل بها إليهم ما تريد.
4- قم بإشراك الجميع في التخطيط والعمل:
لا تتوقع الكثير من الموظفين المهمشين الذين لا يشعرون أن لهم قيمة وعلاقة قوية بالعمل.. فالحديث عن التفويض، أصبح من الماضي.
الشركات الناجحة التي تقرأ عنها، تبحث بكل السبل عن طرق لدفع الموظفين على جميع المستويات إلى المشاركة في التخطيط وصنع القرار؛ وهم بهذه الطريقة، يتحولون إلى مُلاكاً لما يصنعون.. وليس المالك كالأجير وليست النائحة الثكلى كالنائحة المستأجرة، فالمالك يبتكر ويطور ويعمل ويضحي بإخلاص.
5- حافظ على الاستقرار:
o لا يوجد شيء اسمه التغيير للتغيير، فلا تكثر من التغيير غير الضروري وغير المهم في كل وقت.. بالتأكيد، لابد من التكيف والتحديث مواكبة لتغير الزمن، ولكن معظم المنظمات تقوم بتغيير العاملين؛ لأنهم غير متأكدين مما يفعلونه، وهذا يزعج ويخيف الموظفين الذين يتطلعون إلى حيازة ثقة الأشخاص الذين يعملون لحسابهم، والتغيير لمجرد التغيير مربك ومقلق.
o وتولَّ أنت السياسات الحساسة، ثم اترك تلك التي تعمل بشكل جيد، وقم بالتعديل والتحديث باستمرار لتلك التي لا تعمل بشكل مرضٍ.
6- تصرف بتسامح ولطف وطيبة وأكثِر من المجاملة:
قل: شكراً بشتى الطرق والوسائل، واحرص على ألا تكون رسمية أكثر من اللازم، أحياناً عندما تربت على كتف عامل أو موظف تفعل فيه الأعاجيب.
وهذا لا يحتاج لبرامج معقدة لإعطاء جوائز رسمية أو شهادات؛ فقط افعل ما تقدر عليه، من القلب، ولا تحاول تصيُّد أحد، أي أحد، وهو مخطئ، ولكن تصيّده وهو مصيب لتحفزه وتشجعه.
7- كن مدرباً على النجاح:
الجميع يريد القيام بعمل جيد، ومعظمنا يريد ويحتاج للتوجيهات للقيام بذلك.
النظر إلى العمل الذي يفعله الآخرون، ومنحهم التقييم الواضح وتعريفهم كيف يكون العمل أفضل شيء محفز للغاية.
لا تنتظر تلك التقييمات السنوية للقيام بذلك، فالمتابعة اليومية في الوقت الحقيقي، هو دائماً الأفضل.
8- تصرف بعدل:
مقاس واحد لا يناسب
الجميع، إذا وجدت مجموعتين تعملان في نفس الظروف بالضبطً، فيجب أن تكون قراراتك نفسها لكلا المجموعتين، ولكن عندما لا يكونوا كذلك، وهذا يحدث في الأغلب الأعم، يجب عليك استخدام حكمتك وخبرتك وحسك السليم لكي تستطيع أن تفعل ما هو صحيح، وهذا يستغرق بعض الوقت لدراسة الظروف، ولفهم السياق الذي يحدث، على أن تأخذ في الاعتبار الأشياء الحقيقية التي تحدث لأناس حقيقيين في العالم الحقيقي، ثم تفعل ما هو صحيح (وهذا غالباً نفس ما كنت تريده أن يحدث لك، إذا انعكست الأدوار)، وسوف يسعد هذا موظفيك.
9- فتِّش عما تتوقع:
الموظفون لا يهمهم ما تطلبه منهم للقيام به طالما أنهم يعرفون ما تهتم به.. وليست هناك طريقة أفضل لإظهار ذلك سوى لفت الانتباه إليه، ومناقشته، وجعلهم يعرفون رأيك، وذلك خلافاً للمبدأ القديم «إذا ما سقطت شجرة في غابة هل ستحدث صوتاً؟»، كل ما يحدث في العمل، من قبل كل موظف، له تأثير موجي على الجميع وعلى كل شيء آخر، الرؤساء الجيدون ينتبهون لكل شيء، ويديرونه بشكل فعَّال.
10- قدِّم الاحترام واخلق الثقة:
هذا الشيء يبدو بسيطاً، والواقع أنه حتى الآن معظم الموظفين في معظم المؤسسات يقولون: إنهم لا يشعرون بأن رؤساءهم يحترمونهم، ويحترمون «احتياجاتهم ورغباتهم»، فإذا كانت هذه هي الحال، فإنه من الصعب أن نثق بالناس الذين يعملون معنا، احترم وثق في فريقك، واعلم أن هذا سيؤدي بالضرورة إلى أن يثقوا بك في المقابل.
11- لا تكن أحمق:
نعم، لا تكن أحمق، فكل منا لديه أمثلة على الرؤساء الذين يقومون بأشياء غبية، حاول أن تتذكر كل الأشياء الغبية التي مارسها رئيس مباشر لك في الماضي، ومن ثم قم بالعمل على عدم تكرارها أبداً.. وعندما تنزلق وتفعل شيئاً غبياً أو غريباً، توقف واعتذر، وسوف تفاجأ بتقدير الموظفين لمسألة إدراكك للأخطاء؛ ومن ثم الاعتذار عنها.
12- اجعل العمل متعة:
علينا جميعاً أن نذهب إلى العمل كل يوم، ولكن ليس هناك سبب لكي لا نجعله ممتعاً، متى كانت آخر مرة ضحكت في العمل، أو قمت بتشجيع فريقك على إمتاع أنفسهم، أو أي شيء آخر يلون بيئة العمل عديمة اللون؟ اضحكوا وامرحوا وافرحوا وسوف تُفاجَؤون بكم الإنجاز الذي ستنجزونه.
الموظفون الذين يستمتعون بما يفعلونه، تولد فيهم دوافع تحرك الجبال.
معاً، يعمل كل هؤلاء على إنشاء ودعم ثقافتك، فثقافتك هي ما يرى الناس ويحكمون بها عليك.
إذا اتبعت هذه الخطوات الاثنتي عشرة، ستكون لديك فرصة لإقامة مؤسسة من المؤسسات الأفضل و«الأكثر إثارة للإعجاب»، الأمر كله متروك لك، وسيكون لديك هيئة من العاملين الذين تستطيع بهم أن تبلغ بهم عنان السماء.
