العنوان كيف تبدأ يوم عمل ناجح؟
الكاتب جمال خطاب
تاريخ النشر السبت 05-يناير-2013
مشاهدات 13
نشر في العدد 2034
نشر في الصفحة 58
السبت 05-يناير-2013
يمكن أن يكون للساعة الأولى من يوم العمل التقليدي الذي تمارسه أعظم الأثر على مستوى الإنتاجية – أيًا كان مجال عملك – فهي التي تجعل يومك مثمراً و منتجًا ومريحًا خاليًا من التوترات والمنغصات؛ لذلك فمن المهم أن يكون لديك روتين للصباح يدفعك للنجاح والتميز.
يقول «لين تايلور» وهو خبير في أماكن العمل الوطني، ومؤلف كتاب «روض مكتبك المخيف»: البداية الجيدة لليوم الذي تتحكم فيه تعتبر أمرا بالغ الأهمية في تحقيق أفضل النتائج، وهذا يؤدي في نهاية المطاف إلى نجاح وظيفي باهر.
ويضيف: بداية يومك غالباً ما تضع معالم طريقتك وخط سيرك وموقفك في هذا اليوم، وهي أيضا – إن لم تكن على ما يرام – التي يمكن أن تعرقل التوجيه أو التركيز الذي تطمح إليه.
فإذا كنت لا تزال ملتزماً بعادات الصباح الجيدة الفعالة والمنتجة؛ فلن تقع فريسة للشعور السلبي بأنك مشتت وغير منتج، ويمكن أن يستمر هذا الأسبوع أو أسابيع قبل أن تتمكن من التخلص منه.
الذهاب للعمل مبكراً يساعدك ذهنياً ويعزز شعورك بأن لديك وقتاً للإنجاز
أعط لنفسك خمس دقائق تقرر وتخطط وتعرف ماذا ستفعل
حاول أن يكون لك في كل يوم سجل أعمال جديد
أشرك زملاءك وناقش معهم أهداف اليوم
لا تفحص بريدك الإلكتروني في الصباح ولا ترد إلا على الرسائل العاجلة
١٤ نصيحة
وها هي أربع عشرة نصيحة بأشياء يجب أن يتدرب عليها الفرد، وتمارس في بداية كل يوم عمل، وقد قمت بجمعها من خلال خبرتي وقراءاتي ومتابعتي لعدد كبير من خبراء التنمية البشرية والإنتاجية على مدار أعوام، ولذلك أنصح بالقيام بها من قبل جميع العاملين عند دخولهم إلى مقار العمل كل صباح.
أولاً : اذهب إلى العمل مبكراً:
يقول «تايلور»: وصولك إلى العمل متأخراً لا يترك انطباعاً سيئًا فقط، ولكنه قد يفسد يومك بأكمله.
فالوصول للعمل في وقت مبكر قليلاً يساعدك ذهنيا، ويساعد على تعزيز شعورك بأن لديك وقتا للإنجاز.
ثانيا : خذ نفساً عميقاً :
يقول «مايكل كير»، وهو مهتم بالأعمال التجارية الدولية، ومؤلف «الفكاهة في العمل»: افعل شيئا حتى تتمكن من التركيز.
كثير من الناس يأتون إلى العمل مسرعين متوترين ويغادرونه كذلك مسرعين متوترين، وكأنهم في سباق لا ينتهي مع الزمن، توتر مرعب، يمكن أن يقود إلى الجنون.
ويضيف «مايكل كير»: التباطؤ أحياناً، وأخذ لحظات للتوقف، وخلق روتين مريح حول نفسك يمكن أن يعمل العجائب.
ثالثا: خمس دقائق هدوء:
بعد أخذ نفس عميق، أعط لنفسك خمس دقائق لتهدأ وتستقر.
يقول «د.مايكل وودوارد» دكتوراه في علم النفس التنظيمي، ومؤلف كتاب «خطتك انت»: هذه وسيلة جيدة لضبط نغمة اليوم، لا تسمح لنفسك أن تكون عالة على زملاء العمل تفعل فعلهم وترتبك ارتباكهم دون تفكير.
خذ لنفسك خمس دقائق تقرر وتخطط وتعرف ماذا ستفعل؟ ولماذا ؟
رابعا: ابدأ كل يوم بخطة وسجل أعمال نظيف:
قد يكون لديك جدول سابق لحضور مشاريع أو مناقشات، ولكن حاول أن يكون لك في كل يوم سجل أعمال جديد.
يقول «ديفيد شندلر»، وهو متخصص توظيف، ومؤلف كتاب «تعلم كيف تقفز»: اترك أي حماقة حدثت بالأمس وراء ظهرك، استفد مما يحدث اليوم، نظم ورتب واستعد الفعل كل ما يدفعك للأمام.
خامسا: لا تكن متقلب المزاج:
يقول «شندلر»: عليك أن تولي اهتماماً خاصاً لحالتك المزاجية، وتكون على بينة من أثرها على الآخرين، فالذكاء العاطفي يمكن أن يكون له أكبر الأثر على سير العمل.
ويوافقه «كير»، ويقول: الساعة الأولى في العمل يمكن أن تحدد «بارومتر الموقف» الخاص بك لبقية اليوم؛ لذلك – ومن وجهة نظر عاطفية بحتة – فإنني أعتقد أنها (الساعة الأولى) جزء مهم جدا من اليوم.. وعبوس شخص في صباح أحد الأيام يمكنأن يصيب الفريق كله بالعبوس والإحباط.
سادساً نظم ورتب مهامك اليومية كل يوم:
الساعة الأولى من يوم العمل هي أفضل وقت لتقييم الأولويات والتركيز على ما تحتاج إنجازه.
يقول «كير»: الكثير من الناس يشتت انتباهه في الصباح مع الأنشطة غير المهمة مثل الغوص في مستنقع البريد الإلكتروني، بينما هناك مجموعة كاملة من القضايا المهمة التي تحتاج إلى مزيد من التعامل معها.
ويقول «تايلور»: اعمل قائمة أولويات، أو قم بتحديث قائمة اليوم السابق، ومحاولة التشبث بها .. ومع ذلك، إذا كان لدى رئيسك حاجة ملحة، فلا بأس من إعادة ترتيب الأولويات الخاصة بك في حدود المعقول.
سابعاً، كن حاضراً ويقظًا:
يقول «كير»: إذا كنت في منصب قيادي، من المهم جداً أن تكون حاضراً عقليًا وجسديًا، ومتواصلاً.. ومن أكبر الآفات المكتبية التي أسمعها من الموظفين هي قيام المشرف المباشر بإطلاق أعيرة التعليمات والممنوعات بلا ابتسامة.
إن أخذ الوقت للتواصل مع أعضاء فريقك أمر ضروري والقيام بأشياء تبدو صغيرة؛ مثل اتصال العين والبسمة والسؤال عنهم، وقد تضطر للتدقيق في يوم ما مع من قد يحتاج لمساعدة.
تصرف كزعيم يتحسس نبض الفريق، ويساعد على ضبط نغمة جميع الموظفين.
ثامنا: أشرك زملاءك وناقش معهم أهداف اليوم:
اجتماع خفيف من 5 –١٠ دقائق يمكن أيضاً أن يكون وسيلة فعالة لكثير من الناس لبدء يومهم بداية منتجة، كما يقول «كير».
اجتماع قصير، مع عدم وجود الكراسي؛ لإطلاعهم بسرعة على أهم أهداف اليوم وتبادل المعلومات المهمة مع الزملاء يساعد على التركيز، والأهم من ذلك، يربط الجميع ويشعرهم بروح الفريق.
تاسعًا: تأكد أن مكان العمل مرتب ومنظم:
تنظيم وترتيب المكتب وخلق مساحة عمل أنيقة يضع تناغماً جميلاً لبقية اليوم، تقول «ألكسندرا ليڤيت» مؤلفة كتاب «البقع العمياء».. الأساطير العشر التي لا يمكن أن تصدق على المسار الخاص للنجاح مكتبك غير المنظم يمكن أن يعوقك أو يعطلك في الأوقات الحاسمة ولذلك لا تبدأ عملك في الصباح إلا وقد رتبت ونظمت مكتبك.
عاشراً: لا يشتتنك البريد الإلكتروني:
هذا واحد من أصعب الأشياء بالنسبة المعظم الناس، ولكن الخبراء يتفقون على أنه لا ينبغي لك البدء بفحص البريد الإلكتروني الخاص بك في الصباح، يمكنك فقط قراءة والرد على الرسائل العاجلة.
ويؤيد هذا القول أتردج، ويقول: الرد فقط على الفور على الرسائل العاجلة حتى يتسنى لك مراقبة الأنشطة اليومية.
وسيكون هناك وقت خلال اليوم للرد على رسائل البريد الإلكتروني الأقل إلحاحا.
حادي عشر : لماذا يجب تأجيل فحص رسائل البريد الإلكتروني؟ :
يقول «كير»: لوجود عدد كبير جداً من الناس يعتبر البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت بمثابة مشتت خطير ومضيع ضخم للوقت وخاصة في الصباح.. فيمجرد بدء التحقق من البريد الإلكتروني تنزلق إلى الهاوية؛ بالتحقق من عشرات التقارير الرياضية على الإنترنت وعناوين الأخبار والأسهم، وهلم جرا.
ثاني عشر: استمع إلى البريد الصوتي:
أعط لنفسك خمس دقائق تقرر وتخطط وتعرف ماذا ستفعل حاول أن يكون لك في كل يوم سجل أعمال جديد أشرك زملاءك وناقش معهم أهداف اليوم لا تفحص بريدك الإلكتروني في الصباح ولا ترد إلا على الرسائل العاجلة، معظم الناس يقومون بالقفز على الحاسوب ويتجاهلون هواتفهم.. وعلى الرغم من أن البريد الصوتي أصبح بالفعل قديما: لأن الناس يعتمدون بشكل متزايد على الهواتف المحمولة الشخصية« بلاكبيري» والبريد الإلكتروني، وبعض الناس لا يتركون رسائل صوتية، فإذا كنت تتجاهلها، فيمكن أن تفوت أشياء كثيرة مهمة، كما تقول «الكسندرا ليفيت».
ويقول «تايلور»: لا يوجد شيء أكثر إحباطاً من محاولة إكمال شيء يتوقف على الحصول على إجابات من أشخاص وانتظار ساعات طويلة من وقتك في انتظار إجابة.. فلا تتأخر عن الرد على الموضوعات العاجلة.
ثالث عشر: استفد وانتهز عدم انشغال عقلك:
يقول «كير» كثير من الناس يشعرون بأن أدمغتهم تعمل بشكل أفضل في الصباح، وأنهم أكثر إبداعا وإنتاجية.
ضع في اعتبارك أنك تستطيع الاستفادة القصوى من قدراتك العقلية وعمل الأنشطة التي تحتاج التركيز عقلي «في الصباح»
رابع عشر: خطط لراحة قصيرة في الصباح:
يقول «تايلور» هذا هو الوقت المناسب لتقييم أين أنت لتنشيط نفسك، بحيث يمكنك الإبقاء على الزخم الذي تتمتع به... وإذا كنت عالقا في روتين لا يتضمن هذه الأشياء، فقد يكون من المجدي إعادة النظر في عاداتك وإجراء بعض التغييرات لتعزيز التطوير الوظيفي .
الهوامش
(*) المصدر: http://www.forbes.com
موضوعات متعلقة
مشاهدة الكل
