العنوان التنفيذ.. وإدارة الخطة
الكاتب صلاح الدين محمود
تاريخ النشر السبت 19-مايو-2001
مشاهدات 54
نشر في العدد 1451
نشر في الصفحة 55
السبت 19-مايو-2001
بعد الحديث عن مراحل تحليل الوقت وتخطيطه وتنظيمه، يأتي الحديث عن مرحلة التنفيذ والإدارة للخطة التي أعددتها، وهي المحك الفعلي الذي يمكن أن ينتقل بك فعلًا من العشوائية إلى الحياة العلمية المنظمة والمرتبة.
إن العبرة ليست بالخطط المتقنة دون تنفيذها، فإن ذلك لا يعدو أن يكون مجرد آمال، وإنما لا بد من التوازن بين التخطيط والتنفيذ.
سوف نقدم هنا نصائح تعينك عند تنفيذ خطتك:
1. نصائح عامة في التنفيذ.
2. لا تسويف.
3. تعامل جيدًا مع مضيعات الوقت.
أولًا- نصائح عامة في التنفيذ:
ألقِ نظرة على قائمة أعمالك اليومية:
- في بداية كل يوم، تأكد أنك أعددت قائمة بأعمالك اليومية.
- انظر إلى كل الأنشطة في قائمتك، تأكد أنها ضرورية «قم فورًا بإلغاء أي نشاط غير ضروري».
- تأكد أنه لا يوجد أي نشاط يمكن أن تفوضه للغير ولم تفوضه بعد «فوض قدر ما تستطيع».
- تأكد من ترتيب الأولويات في القائمة.
- تعرف على أعمالك الحيوية «20% فقط من أعمالك تعتبر أعمالًا حيوية».
- تأكد أنك لم تنس أي نشاط يجب أن تقوم به اليوم.
- تأكد أنك حددت موعدًا لانتهاء كل نشاط.
- تأكد أنك تركت وقتًا للطوارئ.
2- التزم بقائمة أعمالك اليومية:
- ضع قائمتك دائمًا في متناول يدك، راجع الأنشطة من آن لآخر للتأكد من أنك على الطريق الصحيح.
- عدل في القائمة قليلًا حسب الظروف، مع الحرص على الالتزام بما فيها. قم دائماً بما خططت له.
3 - ابدأ في إنجاز مهامك:
- ابدأ دائمًا بالمهام الصعبة والأعمال غير المحببة.
- اجعل أهم نشاطاتك في ساعة الذروة.
- قلل من الأعمال الروتينية قدر ما تستطيع.
- تخلص من كل ما ليس له ضرورة.
- أجل الأعمال الروتينية إلى وقت تكون فيه أقل نشاطًا.
- ضع ملفًّا خاصًّا للأعمال الروتينية وقم بإنجازها في الأوقات الضائعة من يومك.
وتذكر أن معظم الناس يقضون ما بين 30 إلى 65% من وقتهم في الأعمال الروتينية.
- مهما يكن العمل صعبًا، ابدأ فيه، وبمجرد أن تبدأ فإنك سوف تنتهي منه إن شاء الله. وتذكر أن لا شيء يغري بالانتهاء قدر الابتداء، وأن العمل الذي لم يبدأ بعد لا يحفزك على إنهائه، بينما يدفعك العمل غير المنجز -أي الذي بدأت فيه ولم تنتهِ منه- إلى محاولة إنجازه.
4- تعامل جيدًا مع المهام الكبيرة:
- إذا جابهتك مهمة كبيرة، فلا تنزعج، بل تعامل معها جيدًا واستخدم طريقة قطعة الجبن السويسري.
هل تعلم لماذا توجد فراغات في الجبن السويسري؟ إن ذلك يسهل أكلها وتقطيعها.
لذلك ننصح بتجزئة المشكلة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل إنجازها.
5- كن منجزًا:
- ركز في مهمة واحدة ولا تشتت ذهنك وجهدك، لا تتعامل مع أكثر من مهمة في الوقت نفسه، وتذكر قول الله تعالى: ﴿مَا جَعَلَ اللَّهُ لِرَجُلٍ مِّن قَلْبَيْنِ فِي جَوْفِهِ﴾ (الأحزاب:4).
- أنجز المهام المتشابهة والمتكررة بصورة متتابعة وسريعة.
- لا تتردد، أنجز مهمتك التي بين يديك ولا تنتقل منها حتى تتمها.
- أتقن عملك، إن ذلك يوفر وقتك؛ فأنت لن تعود إلى عملك مرة أخرى، إنه أيضًا يشعرك بالرضا والراحة.
6- انتهِ من كل نشاط في موعده:
- التزم بمواعيد النهاية لكل نشاط، ولا تستغرق يومك في نشاط واحد.
- تجنب محاولة الإنجاز المثلى؛ إن إنجاز أعمال عدة بشكل جيد خير من إنجاز عمل واحد بشكل مثالي.
7 - تعلم أن تقول «لا»:
- تحمل من المهام ما تستطيع القيام به بكفاءة، فحسب.
- ابحث دائمًا عن بدائل، بدلًا من أن تقول نعم دائمًا. جرب هذه الإجابات:
* أنا أستطيع العناية بهذا الأمر الآن، ولكن ما أقوم به سوف يتأخر، هل هذا الأمر الجديد أولى بالعناية؟
* سوف أكون مسرورًا إذا قمت بهذا الأمر لك، ولكن لا أستطيع البدء فيه حتى أنتهي مما أقوم به، إنه عمل مهم.
8- لا تقطع عملك:
- إذا بدأت في إنجاز مهمة، فلا تقطعها.
- وفر كل شيء قبل أن تبدأ العمل.
- احذر الأفكار الطارئة، فكثيرًا ما تطرأ لك فكرة وأنت تنجز العمل، من قبيل:
* تذكرت.. لا بد أن أتصل بفلان.
* أين وضعت هذا الكتاب؟ سوف أحتاجه بعد قليل.
* أذكر أنني لا بد أن أفعل شيئًا الآن.. لا أتذكر ما هو.
- لا تستجب لهذه الأفكار، إنها قاتلة، ولا تترك عملك إلا لضرورة.
- ضع مفكرة بجانبك سجل بها أفكارك، عند إنجازك مهمتك اقرأ قائمتك وقم بما هو ضروري منها.
9- أضف ليومك وقتًا جديدًا:
- ابذل مزيدًا من الجهد دومًا: إذا خططت لأن تقرأ عددًا من الصفحات أو أن تعمل إلى ساعة معينة أو تنجز عددًا محدودًا من المهام، فإن بوسعك أن تفعل أكثر من ذلك قليلًا، إن ذلك يزيد من إنتاجك.
10- التزم بمواعيدك:
- إذا التزمت بموعد، فعليك الوفاء به.
- رتب مواعيدك جيدًا. تأكد من أن كل الأطراف تستوعب الزمان والمكان المتفق عليهما.
- حدد بدقة كم سيستغرق منك الأمر للوصول إلى المكان واترك أيضًا وقتًا احتياطيًّا للطوارئ.
- لا تقم بزيارة لأحد إلا بموعد سابق.
11- ثابر على تنظيم وقتك:
- عليك أن تصبر وتثابر على الالتزام بتنفيذ خطتك حتى تنتقل من العشوائية إلى النظام.
- تذكر دائماً ما سوف تجنيه من ثمار عظيمة إذا نجحت في تنظيم وقتك. إنك سوف تنجز أكثر، وسيساعدك ذلك كثيرًا.
موضوعات متعلقة
مشاهدة الكل
