تعتبر الإدارة الناجحة للوقت واحدة من أكثر المهارات القابلة للتحويل التي يطلبها أصحاب العمل في سوق العمل اليوم، بغض النظر عن الوظيفة، فالأشخاص الذين يتفوقون في إدارة وقتهم يكونون أقل توتراً، وينتجون أعمالاً عالية الجودة، ويزداد احتمال التزامهم بالمواعيد النهائية المحددة، وهذه 10 نصائح كاشفة لتحسين إدارة الوقت:
1- تحديد الأهداف:
اسأل نفسك: ما الأهداف المهمة بالنسبة لك الآن؟ وما الذي يجب عليك فعله لتحقيقها؟ وهذه الأهداف يجب أن تكون واقعية وقابلة للقياس، فإذا كنت تسعى للحصول على منصب إداري في شركة، فابدأ بتقسيم هذا الهدف إلى عدة إجراءات ملموسة موزعة على الوقت.
فمثلاً:
– أعد كتابة السيرة الذاتية.
– سجل في فصول دراسة الإدارة.
– احضر حدثًا للتواصل.
– تقدم لتصبح عضواً في مجلس الإدارة.
– لا تنس أن تكافئ نفسك عندما تصل إلى أهدافك!
2- عمل قائمة مهام:
لا تحاول حفظ جدولك الزمني: فأنت تخاطر بنسيان المواعيد أو تفويت المواعيد النهائية! استخدم تطبيقات مثل تقويم Google أو Todoist أو Evernote لإدارة قوائمك، يستخدم بعض الأشخاص نظامًا ملونًا أو أحرفًا لترتيب مهامهم، مرة أخرى، تأكد من أن مهامك محددة وملموسة.
3- حول أهدافك إلى عادات:
لتنمية أي عادة، كرر نفس المهام كل يوم، وفي الوقت نفسه وفي المكان نفسه، فمثلاً: إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك في الكتابة، حدد لنفسك هدفًا يتمثل في القراءة كل ليلة قبل الذهاب إلى الفراش والكتابة لمدة 30 دقيقة في وقت الغداء.
4- قم بتحديد أولوياتك:
استخدم مصفوفة أيزنهاور لتصنيف مهامك وفقًا لدرجة الإلحاح والأهمية:
– مهام مهمة وعاجلة: افعلها على الفور.
– مهام مهمة ولكنها غير عاجلة: معرفة ما إذا كان يمكنك إعادتها أو تفويضها.
– مهام غير مهمة وعاجلة: قم بتنفيذها أو قم بتفويضها على الفور.
– مهام عديمة الجدوى وغير عاجلة: انسَ أمرها.
5- فوّض عند الضرورة:
يجب أن تكون قادرًا على التعرف متى يكون لديك الكثير على طبقك، تعلم أن تقول: “لا”، وتفوض المهام الخاصة بك، وهذا قد يتطلب قدرًا كبيرًا من التواضع، ولكنك ستحصل على نتيجة نهائية عالية الجودة.
6- احسب الوقت الذي تقضيه في كل مهمة من مهامك:
باستخدام تقويم أو مخطط، قم بتقييم كيفية قضاء وقتك على مدار اليوم، قد تدرك أن وقتك قد أنفق بشكل جيد أو لا، أولاً: قم بإعداد جدول زمني مقسومًا على نصف ساعة، من الصباح حتى وقت النوم، أكمل هذا التمرين خلال أسبوع عادي، اكتب ما تفعله خلال كل فترة نصف ساعة، ستتمكن بعد ذلك من التخطيط لجدول زمني بناءً على استنتاجاتك.
7- تجنب الملهيات:
رتب بطاقاتك، ركز طاقتك حتى تتمكن من الوصول إلى حالة من الاهتمام الكامل، قم بإيقاف تشغيل هاتفك وتسجيل الخروج من جلساتك على وسائل التواصل الاجتماعي إذا كنت بحاجة إلى ذلك.
8- خذ استراحات منتظمة:
بعد العمل باهتمام في مهمة لمدة ساعة، خذ قسطًا من الراحة لتصفية ذهنك.
9- تجنب المماطلة:
يعمل بعض الأشخاص بشكل جيد تحت الضغط في مشاريع اللحظة الأخيرة، الإجهاد يحفزهم على أن يكونوا أكثر إنتاجية، فغالبًا ما يشعر المماطلون أنه بمجرد أن يبدؤوا شيئًا ما، عليهم إنهاؤه، وهذا ما يجبرهم على تأجيله، وللتأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك، اخدع عقلك عن طريق تحديد مواعيد نهائية قصيرة الأجل وامنح نفسك فترات زمنية قصيرة لإكمال مهامك.
10- لا تستسلم مهما حدث وابقَ متحمسًا:
أثناء تقدمك في حياتك المهنية، من المرجح أن تقيس نفسك من حيث التحديات الكبيرة والصعبة التي تواجهها، تذكر أنه من المهم الحفاظ على موقف إيجابي حتى عند مواجهة الإحباط أو الفشل، حاول أن تستخرج شيئًا إيجابيًا من كل تجربة من تجاربك.
___________________
المصدر: “إسبريسو جوبز”.
