فن متابعة الأعمال

ليس هناك أي شيء ضروري لتحقيق نجاح من أي نوع أكثر من المثابرة، لأنه يتخطى كل شيء حتى بابليليوس سيرس.

المتابعة هي أحد أهم أركان تنفيذ المهام، وهي مهارة تحتاج لتنمية واهتمام من قبل الممارسين للأعمال اليومية والتي لا تقتصر فقط على مهامك لعملك ووظيفتك، بل تتعدى ذلك في علاقاتك الحياتية مع أسرتك أصدقائك عشيرتك في الحي في الشارع.

تعتمد هذه المهمة بالأساس على قدرتك على تنظيم خريطة عملك الذي ترغب في متابعته، والمقصود بالخريطة أي:

– بنود العمل.

– العلاقات التي سيتم من خلالها تنفيذ المهمة (أشخاص – مؤسسات – إدارات).

– تواريخ ومدد زمنية للتنفيذ والإنجاز.

– المهام والأعمال المرتبطة بالعمل السابق، وتتطلب التواصل.

ولكي تمتلك مهارة متابعة المهام بشكل جيد عليك بممارسة

عدة وظائف:

– سجل مهامك بشكل دقيق وفق ترتيب محدد بمعرفتك.

– بناء علاقات جيدة في التواصل مع من سيكونون ضمن دائرة تنفيذ أعمالك.

– سجل خطوات التي تقوم بها لتنفيذ المهمة إلى أن تنتهي منها.

– حدد وسيلة تذكير لكل مهمة وفق جدول زمني.

إن المنافسة الحامية عبر الشركات التي تهتم بتقديم خدمات الدعم للراغبين في برامج إدارة المهام ومتابعتها فتحت الأفق لنا بالكثير من البرامج المهمة والتي هي بمثابة أدوات مساعدة يمكن من خلالها إدارة مهامك بشكل جيد.

هنا نستعرض تجربة برنامج  Producteev لإدارة المهام، يتميز بعدة خصائص؛ منها أنه يحمل واجهة بسيطة وبإمكانك استعراض جميع المهام الخاصة بك بشكل جميل، وأيضاً إضافة المهام وحذفها بشكل مباشر من التطبيق مع إتاحة القدرة على وضع عناوين ومهام ووظائف فرعية أثناء استخدام البرنامج.

كما أن البرنامج متاح لأجهزة الأندرويد والأبل حيث تستطيع تحميل البرنامج Producteev على الآيفون من متجر الأيتونز في شركة أبل وأيضاً من خلال App Store .

من التطبيقات الجديدة والمتميزة الخاصة بإدارة المهام وإسنادها وذلك للأفراد والفرق اعتماداً على التكامل بينها وبين الموقع الأصلي https://www.producteev.com/ لهذا التطبيق والذي لا بد من التسجيل فيه للاستفادة من ميزات هذا التطبيق، إذ يمكنك عبره وبكل سهولة إنشاء المهام وإسنادها إلى أشخاص ومتابعة إنجازها ومن ثم مزامنة كل ذلك مع الموقع الأصلي.

لذلك فوظائف البرنامج تكون كالتالي:

– إنشاء مساحات عمل كمثال لفريق العمل أو للأصحاب وأخرى للأحداث وهكذا.

– مشاركة الفريق في مساحة العمل بهذه المهام أو بمهمة معينة.

– إرفاق الملفات مع مهمة معينة.

– إضافة تعليقات من الأشخاص المتشاركين في المهمة.

– يعمل مع برنامج Growl.

– إضافة وإنشاء المهام عن طريق الإيميل.

– يمكن من خلال البرنامج وضع تذكير يعمل تلقائياً.

– بإمكانك متابعة مهامك عن طريق الويب أو البرنامج الخاص بالماك أو عن طريق هاتفك الآيفون.